Digital Transformation im Einkauf

Zehn Spezialsoftwarelösungen, die alle ein einzelnes Problem lösen. Und keine einzige davon spricht mit den anderen. Das ist kein Ausnahmefall, das ist der Alltag in modernen Einkaufsabteilungen. Stefan Franke kennt diesen Alltag sehr gut.

Stefan bringt 25 Jahre Erfahrung aus der Chemieindustrie mit, kombiniert technisches Know-how mit tiefem Procurement-Verständnis und arbeitet heute als VP Procurement Excellence bei IGEFA. Im Gespräch zeigt er, warum der Einkauf in den nächsten Jahren zu einer der kritischsten Funktionen im Unternehmen wird, und was das mit Datenarchitektur zu tun hat.

Warum zehn Tools mehr Probleme schaffen als lösen

Die Idee war richtig: Weg von monolithischen ERP-Systemen, hin zu spezialisierten Tools für jeden Teilbereich. Lieferantenmanagement hier, Nachhaltigkeits-Tracking dort, Spend Analytics woanders. Das Problem: Niemand hat sich gefragt, wie all diese Systeme miteinander reden sollen.

"Wir haben jetzt mittlerweile zehn Tools und nichts spricht miteinander. Die Komplexität wird dadurch deutlich höher."

Was als Vereinfachung gedacht war, ist zur Verdoppelung der Komplexität geworden. Und wer heute noch denkt, ein neues Tool löst das Problem, denkt in der falschen Kategorie.

Am System arbeiten, nicht im System

Stefan macht eine wichtige Unterscheidung: Die meisten Teams arbeiten im System, also führen definierte Prozesse aus, lösen Tagesaufgaben, halten den Betrieb am Laufen. Was fehlt, ist die Arbeit am System: Stimmt dieser Prozess noch? Passt die Datenstruktur zu den Anforderungen von morgen?

In einer Welt, in der neue Regulatorik wie die EUDR (EU-Entwaldungsverordnung) oder das Lieferketten-Sorgfaltspflichtengesetz immer neue Datenanforderungen schafft, reicht reines Ausführen nicht mehr. Einkäufer müssen Systemarchitekten werden.

Knowledge Graphs als Lösung

Stefan plädiert für einen Ansatz, den er Knowledge Engineering nennt: Statt Daten in einem riesigen Data Lake zu sammeln, werden sie strukturiert verknüpft. Ein Knowledge Graph weiß nicht nur, welche Daten vorhanden sind, er weiß auch, wie sie zusammenhängen. Wenn eine neue Compliance-Anforderung kommt, lässt sie sich auf eine bestehende Datenstruktur aufsetzen, ohne alles neu zu bauen.

Das ist keine taktische Tool-Entscheidung, das ist eine strategische Infrastruktur-Investition. Und Stefan macht keinen Hehl daraus, dass dafür kein klassischer Business Case funktioniert: Die Use Cases, für die man sie brauchen wird, existieren noch gar nicht.

Was du konkret mitnehmen kannst

Zähl deine Tools. Wie viele Speziallösungen nutzt du im Einkauf? Und: Kannst du morgen früh eine Frage beantworten, die heute noch niemand stellt? Wenn du das nicht weißt, ist das die Antwort.

Stefan empfiehlt, den Einkauf nicht mehr als Kostenstelle zu führen, sondern als Infrastruktur für regulatorische Reaktionsfähigkeit. Wer jetzt in die richtige Datenarchitektur investiert, spart später nicht nur Geld, sondern schützt die Firma vor Überraschungen, die sich längst ankündigen.

Und wenn du selbst keine duale Expertise aus Fachdomäne und Daten mitbringst: Hol dir die richtigen Menschen ins Boot. Es ist ein Teamsport.