1 Verantwortlicher und Kontakt
Digital Matters YvS UG (haftungsbeschränkt) Emil-Andresen-Straße 53, 22529 Hamburg Geschäftsführer Robert Yung E-Mail info@digital-matters.io
Diese Hinweise erläutern unsere Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Anbahnung und Durchführung von Beratungsprojekten. Soweit wir Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeiten, richten sich die Verantwortlichkeit und die ergänzenden Informationen nach der hierfür vereinbarten Rollenverteilung. Der jeweilige Verantwortliche wird den betroffenen Personen vor der betreffenden Verarbeitung mitgeteilt.
2 Daten und Herkunft
Wir verarbeiten geschäftliche Kontakt- und Organisationsdaten wie Name, E-Mail-Adresse, Funktion und Unternehmenszugehörigkeit, außerdem Termin-, Kommunikations-, Vertrags- und Abrechnungsdaten. Im Projekt kommen erforderliche Angaben zu Abläufen und Verantwortlichkeiten sowie Gesprächsnotizen hinzu. Diese Informationen erhalten wir von Ihnen oder von den für das Projekt zuständigen Personen Ihres Unternehmens.
Bei Online-Terminen werden technisch erforderliche Verbindungs- und Nutzungsdaten verarbeitet, etwa IP-Adresse, Anzeigename, Zeitpunkt und Dauer der Teilnahme sowie freigegebene Audio-, Video-, Chat- und Bildschirminhalte. Mit Ihrer gesonderten Einwilligung können Aufzeichnungen und automatische Transkripte entstehen.
Für die Prozessanalyse verwenden wir möglichst anonymisierte Beispiele und zusammengefasste Kennzahlen. Nicht benötigte personenbezogene Angaben und vertrauliche Inhalte sollen vor einer Übermittlung oder Bildschirmfreigabe entfernt werden.
3 Zwecke und Rechtsgrundlagen
Bei Ansprechpartnern eines Firmenkunden verarbeiten wir erforderliche geschäftliche Angaben für Kommunikation, Projektorganisation und die Erarbeitung der vereinbarten Beratungsergebnisse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind die sachgerechte Zusammenarbeit mit dem Kunden und eine nachvollziehbare Dokumentation der vereinbarten Leistungen. Die Verarbeitung wird auf die dafür erforderlichen Informationen begrenzt; entgegenstehende schutzwürdige Interessen werden berücksichtigt.
Sind Sie selbst Vertragspartei, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Grundlage für erforderliche vorvertragliche Maßnahmen und die Vertragsdurchführung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, insbesondere in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO. Erforderliche Nachweise zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen können wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufbewahren.
Datenverarbeitungen, die über diesen Rahmen hinausgehen, werden vor Beginn gesondert eingeordnet und den betroffenen Personen erläutert. Soweit eine Auftragsverarbeitung vorliegt, wird vor deren Beginn eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
4 Online-Termine und Aufzeichnungen
Für Besprechungen verwenden wir Microsoft Teams. Aufzeichnungen und automatische Transkription setzen nach unserem vorgesehenen Verfahren Ihre gesonderte, freiwillige und nachweisbare Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO voraus. Zweck ist ausschließlich die zutreffende Dokumentation und Auswertung des jeweiligen Projektgesprächs. Aufnahmen werden nicht veröffentlicht oder für Werbung verwendet.
Vor der Aufzeichnung informieren wir über ihren Umfang, Zweck, Zugriffskreis und die Löschung. Die Unterschrift unter das Angebot ersetzt Ihre persönliche Entscheidung nicht. Sie können ohne Aufzeichnung und Transkription teilnehmen. Wenn eine Person nicht zustimmt, werden diese Funktionen ausgeschaltet und erforderliche manuelle Notizen verwendet.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft gegenüber der Moderation oder unter info@digital-matters.io widerrufen. Dadurch wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
5 Ablage und Empfänger
Wir nutzen die geschäftlichen Dienste von Google Workspace und Microsoft 365 für E-Mail, Kalender, gemeinsame Dokumentbearbeitung und Projektablage, insbesondere Google Drive sowie Microsoft Teams, OneDrive und SharePoint. Teams-Aufzeichnungen und Transkripte werden regelmäßig zunächst in OneDrive oder SharePoint gespeichert; für die Projektbearbeitung können Kopien in der Google-Drive-Ablage von Digital Matters hinzukommen.
Zugriff erhalten die für das Projekt erforderlichen Personen bei Digital Matters sowie die für den Betrieb erforderlichen Cloud-Dienstleister. Der Kunde erhält die vereinbarten Ergebnisunterlagen. Eine zusätzliche Weitergabe von Originalaufzeichnungen oder vollständigen Transkripten an Personen beim Kunden wird vorab gesondert festgelegt und den Teilnehmenden mitgeteilt.
Weitere Empfänger können zur Vertraulichkeit verpflichtete Rechts- und Steuerberater sowie Behörden sein, soweit die Weitergabe zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrnehmung berechtigter rechtlicher Interessen erforderlich ist. Projektinhalte werden nicht allein aufgrund der Beauftragung als Referenz oder Fallstudie veröffentlicht.
6 Nutzung generativer KI
Wir verwenden ChatGPT, Claude und Gemini ausschließlich mit vorab anonymisierten und von konkreten Kundeninformationen bereinigten Inhalten. Personenbezogene oder lediglich pseudonymisierte Angaben sowie unbereinigte Originalunterlagen, Aufzeichnungen oder Transkripte werden nicht in diese Werkzeuge eingegeben.
Dazu entfernen oder verallgemeinern wir auch indirekt identifizierende Angaben, etwa eindeutige Funktionen, Kennzeichen, Sendungsnummern, konkrete Kundenbezeichnungen oder auffällige Kombinationen aus Ort, Zeit und Ereignis. Namen lediglich durch Kürzel zu ersetzen reicht nicht aus. Ist eine ausreichende Bereinigung nicht möglich, unterbleibt die Eingabe.
Die gesondert erläuterte Transkription in Microsoft Teams ist hiervon zu unterscheiden. Aus ihr folgt keine Freigabe, das unbereinigte Transkript in anderen KI-Werkzeugen weiterzuverarbeiten.
7 Internationale Verarbeitung
Google und Microsoft arbeiten mit international tätigen Konzerngesellschaften und Dienstleistern. Bei Bereitstellung, Wartung und Support können auch Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, beteiligt sein. Eine ausschließliche Verarbeitung in Deutschland wird nicht zugesagt.
Für Übermittlungen gelten die einschlägigen Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO. Soweit ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss besteht und der Empfänger davon erfasst ist, kann die Übermittlung darauf beruhen. Im Übrigen kommen insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und erforderliche ergänzende Schutzmaßnahmen zur Anwendung. Informationen über die für eine konkrete Verarbeitung einschlägigen Garantien und eine Kopie können Sie unter info@digital-matters.io anfordern.
Weitere Angaben enthalten die Datenschutz- und Übermittlungsinformationen von Google und das Datenschutz-Nachtragswerk für Microsoft-Dienste.
8 Speicherdauer
Aufzeichnungen und vollständige Transkripte löschen wir nach Fertigstellung und Überprüfung der erforderlichen Gesprächsdokumentation, spätestens 30 Tage nach der abschließenden Ergebnisbesprechung. Nicht mehr erforderliche personenbezogene Arbeitsnotizen und bereitgestellte personenbezogene Rohdaten werden ebenfalls gelöscht, sobald ihr Projektzweck entfällt. Bei einem Widerruf berücksichtigen wir, ob eine andere eigenständige Grundlage für eine weitere Speicherung besteht.
Für gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen gelten gesonderte Fristen: Handels- und Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre, Buchungsbelege einschließlich Rechnungen grundsätzlich acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse grundsätzlich zehn Jahre. Die Fristen beginnen regelmäßig mit dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahrs. Gesetzliche Verlängerungen, etwa bei offenen steuerlichen Verfahren, bleiben unberührt. Erforderliche Nachweise zu konkreten Ansprüchen werden bis zum Wegfall dieses Zwecks gespeichert. Daraus folgt keine pauschale entsprechend lange Aufbewahrung von Gesprächsaufnahmen.
Die Löschung betrifft auch Projektkopien in den benutzten Ablagen. Verbleiben Daten vorübergehend in gesondert gesicherten Backups, werden sie nicht zur laufenden Projektbearbeitung verwendet und im Rahmen des hierfür vorgesehenen Überschreibungs- und Löschzyklus entfernt. Für eine Verarbeitung im Auftrag gelten die dazu vereinbarten Rückgabe- und Löschregeln.
9 Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Eine Einwilligung ist jederzeit für die Zukunft widerrufbar.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für uns kommt insbesondere der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in Betracht.
Die für die Projektorganisation erforderlichen geschäftlichen Angaben sind für eine sinnvolle Beteiligung am Projekt notwendig; ohne sie können Abstimmung und Durchführung eingeschränkt sein. Aufzeichnung und Transkription sind freiwillig. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im beschriebenen Beratungsprozess nicht statt.