Mittelmanagement-Squeeze. Warum Widerstand gegen AI-Adoption rational ist.
Robert Yung
Im Vertrieb hat jemand mit KI an zwei Abenden ein Werkzeug gebaut, das Angebote vorbereitet. Es funktioniert, die Kollegen wollen es auch nutzen. Dann kommen die Fragen: Wo läuft das eigentlich? Auf welche Daten greift es zu? Wer kümmert sich darum, wenn sich etwas ändert, oder wenn die Person, die es gebaut hat, im Urlaub ist? KI hat das Bauen in den Fachbereich verlagert. Die Verantwortung für den Betrieb ist geblieben, wo sie war. Dazwischen liegt eine Lücke, für die niemand zuständig ist. Und deshalb wird über Zuständigkeiten gestritten statt über die Lösung.
Was sich verändert hat
Als ich für die Digitalisierung eines größeren Vertriebs verantwortlich war, haben wir einen digitalen Vertriebsassistenten gebaut. Dafür brauchten wir eine Agentur. Wir mussten erklären, was wir wollten, die Agentur musste es verstehen und daraus eine Lösung machen. Jede Idee lief durch diese Übersetzung.
Heute baut ein Vertriebsteam den ersten Prototypen selbst. Ich erlebe das auch bei mir: Ich komme aus dem Finanzbereich und baue das Marketing für Digital Matters mit KI auf. Fähigkeiten, die ich früher hätte einkaufen müssen, hole ich mir dazu.
Das ist eine echte Veränderung, und eine gute. Die Menschen, die ihre Kunden und ihre Arbeit am besten kennen, können ihre Ideen direkt ausprobieren, statt sie erst in eine Anforderung zu übersetzen.
Was sich nicht verändert hat
IT wurde lange daran gemessen, dass die bestehenden Systeme laufen. Jeder hat seinen Laptop, das Netzwerk funktioniert, das ERP ist verfügbar. Stabilität und Effizienz waren der Auftrag.
Jetzt entsteht im Marketing etwas, im Vertrieb etwas und im Kundenservice die nächste Idee. Diese Dinge brauchen verlässliche Daten, Anschluss an die bestehenden Systeme und einen Betrieb, der nicht an einer einzelnen Person hängt. Das ist Arbeit, und sie landet bei der IT. Nur hat ihr niemand den Auftrag dafür gegeben, und auch nicht die Zeit. Sie kommt zu einem Tagesgeschäft dazu, das die Menschen in der IT ohnehin auslastet.
Die Rolle der IT wird also größer. Ihre Ziele, ihre Kapazität und ihr Mandat sind dieselben geblieben.
Die Lücke zwischen gebaut und betrieben
Mit KI ist das Bauen billig geworden. Der Betrieb nicht.
Der Fachbereich sieht einen Prototypen, der funktioniert, und hält die Arbeit für weitgehend erledigt. Die IT sieht ein neues System, für das sie bald verantwortlich sein soll, ohne es zu kennen. Beide Sichtweisen sind vernünftig. Sie passen nur nicht zusammen.
Solange niemand festgelegt hat, wie aus einem Versuch eine Lösung für den Alltag wird, wird jeder Prototyp zur Einzelverhandlung. Das Ergebnis ist eine von zwei Varianten: Entweder die IT hält dagegen und gilt als Bremse. Oder die Lösung läuft am Rand weiter, inoffiziell und ungesichert, auf dem Rechner ihres Erbauers. Keine der beiden Varianten ist eine Entscheidung. Beide entstehen, weil keine getroffen wurde.
Das gilt ausdrücklich auch dort, wo KI offiziell erlaubt und Lizenzen gekauft sind. Die Freigabe regelt, was benutzt werden darf. Sie regelt nicht, wer was baut, betreibt und verantwortet.
Dann beginnt der Zuständigkeitsstreit
Was ich in dieser Phase regelmäßig sehe: Die Diskussion verschiebt sich von der Lösung zur Zuständigkeit. Was ist IT? Was ist Digitalisierung? Was gehört dem neuen KI-Verantwortlichen?
Ich kann verstehen, warum diese Fragen aufkommen. Es geht um die eigene Rolle, um Einfluss und darum, wofür man künftig geradestehen soll. Wenn man das laufen lässt, wird daraus ein Verteilungskampf. Die Energie fließt in die Frage, wem das Thema gehört, und die eigentliche Idee bleibt liegen.
Eine neue Rolle allein löst das nicht. Ein Chief AI Officer ohne geklärte Arbeitsteilung ist eine weitere Partei am Verhandlungstisch. Die offenen Fragen sind Entscheidungsfragen: Was darf der Fachbereich selbst? Ab wann muss die IT dazukommen? Wer entscheidet, ob aus einem Versuch eine Lösung für den Regelbetrieb wird? Und wer verantwortet danach, dass sie den Menschen weiter hilft? Der Kauf von Lizenzen beantwortet keine davon.
Was ein tragfähiges Modell braucht
Der Fachbereich braucht Raum, Ideen auszuprobieren, und einen klaren Rahmen dafür: welche Werkzeuge und Daten er nutzen darf und ab wann er die IT einbeziehen muss.
Die IT braucht einen neuen Auftrag und die Kapazität dafür. Sie schafft Grundlagen, die mehrere Bereiche nutzen, verbindet Lösungen mit den bestehenden Systemen und übernimmt den Betrieb dessen, was sich bewährt hat.
Der Fachbereich bleibt verantwortlich für den Nutzen. Dort weiß man, was für Kunden und Mitarbeiter besser werden soll. Diese Verantwortung endet nicht, wenn die Technik läuft.
Und zwischen beiden braucht es einen festen Übergabepunkt: einen Moment, an dem jemand mit Namen entscheidet, ob aus einem Versuch eine Lösung wird.
Wie das im Detail aussieht, lässt sich nicht am Schreibtisch festlegen. Ich würde es mit den Menschen entwickeln, die danach so arbeiten sollen, und dabei auch besprechen, was die Veränderung für jeden Einzelnen bedeutet. Sonst entsteht eine Aufgabenverteilung auf Papier, die im Alltag niemand trägt.
Woran Sie das Muster bei sich erkennen
Vier Prüffragen:
- 1.In Ihren Fachbereichen ist mit KI etwas entstanden, das andere nutzen wollen. Wissen Sie, wo es läuft und wer es betreut?
- 2.Ist festgelegt, ab wann die IT einbezogen werden muss, oder wird das jedes Mal neu verhandelt?
- 3.Hat die IT für diese Aufgabe Auftrag und Kapazität bekommen, oder kommt sie zum Tagesgeschäft dazu?
- 4.Gibt es eine Person, die entscheidet, ob aus einem Versuch eine Lösung für den Regelbetrieb wird?
Wenn Sie hier zögern, liegt das Problem weder beim Fachbereich, der zu viel baut, noch bei der IT, die bremst. Es liegt in einer Arbeitsteilung, die für eine Zeit gemacht wurde, in der nur die IT bauen konnte.
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Häufige Fragen
Was Leser noch wissen wollen
Sollten Fachbereiche selbst mit KI Lösungen bauen dürfen?
Ja. Die Menschen, die ihre Kunden und Abläufe kennen, finden oft die besseren Ideen und können sie heute selbst prüfen. Dafür brauchen sie einen klaren Rahmen: welche Werkzeuge und Daten erlaubt sind und ab wann die IT dazukommt.
Welche Rolle hat die IT, wenn Fachbereiche selbst bauen?
Eine größere als bisher. Sie schafft gemeinsame Grundlagen, verbindet Lösungen mit den bestehenden Systemen und betreibt, was sich bewährt hat. Diese Rolle funktioniert nur, wenn sie ausdrücklich beauftragt ist und Kapazität dafür bekommt.
Brauchen wir einen Chief AI Officer?
Eine solche Rolle kann helfen, ersetzt aber nicht die Klärung der Arbeitsteilung. Entscheidend ist, dass feststeht, wer was baut, wer betreibt und wer über den Übergang in den Regelbetrieb entscheidet. Ohne diese Klärung wird die neue Rolle Teil des Zuständigkeitsstreits.
Wo fängt man am besten an?
Bei einer konkreten Lösung, an der Fachbereich und IT bereits gemeinsam hängen. Was soll sie erreichen? Was funktioniert schon? Was fehlt für den Betrieb? Wer hat dafür Zeit, und welche Entscheidung steht als Nächstes an? An einem echten Fall wird schnell sichtbar, wie die Zusammenarbeit heute funktioniert und was sich ändern muss.